Крупная транснациональная компания хотела ускорить корпоративные финансовые процессы. Ее штаб-квартира помещалась в Германии, а по всему миру у нее было больше 1000 филиалов, координировать деятельность которых было довольно сложно. Поэтому компания хотела создать портал для международного обмена информацией. Нужно было объединить хранилища приложений и данных в единый и простой корпоративный портал для управления процессами консолидации. Вот что сказал финансовый директор компании: «Мы хотели создать современный коммуникационный форум для своих финансистов и бухгалтеров, чтобы повысить эффективность и качество финансовых процессов, расширить практику коллективного использования знаний в рамках корпоративной финансовой службы и укрепить глобальное финансовое сообщество компании».
До создания портала ситуация была такой: доступ через интранет к конкретной информации, необходимой множеству пользователей для закрытия счетов, был затруднен; значительную часть информации, важной для данного процесса, было трудно найти, а часть информации не использовалась вообще. Обмен данными между сотрудниками, вовлеченными в процесс консолидации, часто осуществлялся медленно или непоследовательно. После создания корпоративного финансового портала участие децентрализованных филиалов в общекорпоративных процессах стало более энергичным и эффективным.
Стратегия компании в отношении портала была двоякой. На первом этапе был налажен прямой обмен информацией для совместного использования неструктурированных материалов. Для этого были сведены вместе — в один портал — все существовавшие в компании решения для управления контентом, например процедуры бухгалтерского учета, графики, определения и планы счетов. Это обеспечило поддержку сотрудничества финансовых служб компании в отношении планирования, закрытия и консолидации счетов по всему миру. Кроме того, объем сохраняемой информации была сокращен с 14 Гб до 0,5 Гб за счет исключения многократного копирования и разработки процесса контролируемого удаления устаревшей информации. На втором этапе основной целью развития портала должны были стать интеграция структурированной отчетности и вмешательство в процессы, что обеспечило бы сотрудничество финансовых служб компании по всему миру через общекорпоративный финансовый портал.